Precisas de um sistema feito à medida quando o teu processo já é estável, mas as ferramentas atuais te obrigam a copiar informação, confirmar o mesmo pedido em vários sítios ou lembrar tarefas que deviam aparecer sozinhas.
Trabalhares sozinho não significa precisares logo de um programa próprio. Primeiro é preciso confirmar se o problema está na ferramenta ou na forma como o trabalho foi organizado.
Sinais de que as ferramentas já não chegam
- Copias os mesmos dados entre formulários, folhas de cálculo e faturação.
- Um pedido só avança quando te lembras de o verificar.
- Procuras mensagens antigas para saber o que ficou combinado.
- Não consegues ver num só lugar o próximo passo de cada cliente.
Um sinal isolado pode resolver-se com uma pequena alteração. Quando vários se repetem todas as semanas, já existe trabalho perdido que vale a pena medir.
Começa pelo processo, não pelo programa
Escreve onde começa o pedido, que informação recebes, qual é a decisão seguinte e como sabes que terminou. Esta sequência mostra o que falta sem te obrigar a escolher uma ferramenta antes de perceberes o problema.
Um sistema pode ser apenas um painel que reúne pedidos e próximos passos. Também pode ligar ferramentas que já usas. Não precisa de substituir tudo para ser útil.
Quando deves manter as ferramentas atuais
Se o teu processo muda todas as semanas, ainda é cedo para construir. Ajusta primeiro a forma de trabalhar e testa-a durante algum tempo. O mesmo vale quando uma ferramenta que já tens resolve o problema com uma configuração pequena.
Começar pequeno permite confirmar a necessidade sem pagares por opções que não vais usar. Pode bastar criar um registo único ou um aviso para o próximo passo.
O que a primeira versão deve mostrar
A primeira versão deve responder a perguntas do trabalho diário: que pedidos estão por tratar, o que ficou combinado e qual é a próxima ação. Tudo o que não ajuda a responder ou decidir pode esperar.
Se os teus contactos estão espalhados, vê como posso organizar clientes e próximos passos num só lugar. Os artigos Dados diferentes em cada sistema e Quem alterou este dado? mostram dois problemas que costumam aparecer quando o processo cresce.